Onze samenwerking met InstockMarket

Wie is InstockMarket?

Of het nu gaat om afwijkende maten, verkeerde etiketten, geannuleerde bestellingen of overschotten van producten: InstockMarket zet zich in om zoveel mogelijk kilo’s voedsel te redden. Wanneer reguliere handel een product afkeurt, biedt de groothandel de mogelijkheid om deze over te nemen en beschikbaar te stellen voor chefs. Meer dan 100 boeren, telers en producenten die hun producten niet verloren willen laten gaan, weten InstockMarket te vinden.

Hoe het te werk gaat:

• De boer, producent of teler levert de afgekeurde producten aan InstockMarket
• De groothandel checkt de producten nog eens op kwaliteit
• Zijn ze nog van goede kwaliteit? Dan worden deze reststromen op de website aangeboden
• Restaurants bestellen eenvoudig producten op de website. En wordt dit voor half 5 gedaan? Dan wordt het de volgende dag bezorgd
• De leverancier ontvangt een deel van het verkoopbedrag

De juiste oplossing voor InstockMarket

Vanaf het moment van ontvangst van de goederen tot aan de plaatsing op de website en ten slotte tot de levering aan de klant, wordt het gehele proces beheerd. Binnenkomende producten dienen diezelfde middag ook de deur weer uit te gaan. Dit betekent een snelle handel die zorgvuldig gemanaged moet worden. Hiervoor is een waterdicht systeem nodig dat het volledige proces, van inkoop tot levering, naadloos vastlegt en beheert. En na een grondig en zorgvuldig selectieproces kwam Agiliq als de beste keuze naar voren.

Over welke oplossing spreken we? “Het Business Central ERP-systeem,” verduidelijkt Eddie, eigenaar van Agiliq. ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Dit is een softwareoplossing die bedrijfsprocessen integreert en automatiseert. Het doel van een ERP-systeem is om verschillende afdelingen binnen een organisatie met elkaar te verbinden door het verzamelen, opslaan, beheren en interpreteren van gegevens van diverse bedrijfsactiviteiten. En dat is wat wij voor InstockMarket hebben gerealiseerd.

Waarom hiervoor is gekozen? De integratie van de in Magento gebouwde webshop is een integraal onderdeel van het bedrijfsproces. Het ERP-stysteem van Business Central sluit hier naadloos op aan. Denk aan het gemak van foto’s maken, productinformatie importeren en direct online beschikbaar stellen van de producten. Dit versnelt niet alleen het toevoegen van producten aan de webshop, maar vermindert ook fouten en verbetert de algehele gebruikservaring. Doordat het ERP-systeem realtime is gekoppeld aan de webshop, zijn de voorraden altijd up-to-date.

Daarnaast biedt het geïntegreerde systeem een unieke mogelijkheid om CO2-reductie te monitoren, waardoor InstockMarket de milieu-impact van het logistieke proces kan meten. Een ander belangrijk aspect hiervan is het doorsturen van deze informatie naar leveranciers, zodat zij inzicht krijgen in hun prestaties en de besparingen die zij hebben gerealiseerd.

Complexe processen x Agiliq

Selma, medeoprichter van InstockMarket, legt uit: “Ons vorige systeem was eigenlijk te standaard voor onze complexe processen. We ontvangen producten van diverse leveranciers en werken bovendien met reststromen, zoals groente, fruit en andere verse producten. Hierbij moeten we voldoen aan voedselveiligheidsvoorschriften en tegelijkertijd de vergoedingen voor leveranciers regelen. Niet te vergeten moeten producten zo snel mogelijk online staan. Elk scenario is uniek, wat het behoorlijk ingewikkeld maakt.” De kern van InstockMarket? Dat is duurzaamheid. Selma voegt toe: “Ook de footprint van elk product wordt gemeten op alle artikelkaarten. Dan heb ik het over bijvoorbeeld de CO2-uitstoot, en water- en landverbruik. En dat is nu ook geïntegreerd in het systeem.”

Hoe het proces eruitziet? “Elke ochtend om 6 uur komen er pallets met voedsel binnen. Na ontvangst, met pakbonnen en inkooporders, ondergaan ze een handmatige kwaliteitscontrole en wordt de productinformatie vastgesteld. Daarna begint het assemblageproces waarbij de producten online worden gezet. Het artikelbestand is aangepast door LCA-gegevens (Life Cycle Analysis) toe te voegen. Elk specifiek product, zoals tomaten of pompoenen, heeft zijn eigen milieu-impact qua water- en landverbruik, die worden vastgelegd op een speciale artikelkaart,” legt Eddie uit. “Een achterliggend systeem houdt al deze gebeurtenissen bij, van verkoop- en inkooporders tot het afboeken van items. Op die manier kunnen zowel leveranciers als klanten de impact monitoren. Zelfs de financiële afhandeling met leveranciers wordt geregistreerd. Bovendien kunnen klanten, zodra ze inloggen, via de koppeling van het ERP-systeem met Magento hun eigen informatie opvragen.”

Selma vertelt: “Dankzij de oplossing van Agiliq is het gehele proces niet alleen enorm overzichtelijk en accuraat, maar ook zeer gebruiksvriendelijk voor iedereen.”

Vooruitgang met het ERP-systeem

Waar voorheen gegevens zoals ecologische voetafdrukken en afrekeningen handmatig werden bijgehouden in Excel, verloopt dit met het nieuwe systeem aanzienlijk eenvoudiger. Selma legt uit: “Het kostte veel tijd om deze gegevens op de achtergrond bij te houden en te berekenen. Het is heel prettig dat alles nu op één plek staat. Bovendien is de informatie veel nauwkeuriger. Door alles op één plek te hebben, kunnen we de data gemakkelijker ‘schoon’ houden. We hebben er vertrouwen in dat we voedselveilig zijn en kunnen dit nu beter waarborgen. Dit maakt het aanvragen van certificeringen eenvoudiger. Het bespaart ons aanzienlijk veel tijd en betekent een enorme vooruitgang.”

Een succesvolle samenwerking

“Ik vind het geweldig om op deze manier samen te werken met zo’n prachtig en boeiend bedrijf,” zegt Eddie. “We zijn regelmatig langs geweest om de bedrijfsprocessen in kaart te brengen, en het resultaat mag er zijn!” Selma voegt eraan toe: “Ik zou Agiliq kunnen beschrijven als een ‘boutique-firm.’ Je hebt één à twee vaste contactpersonen die echt alles weten van je bedrijf en de processen. Ze nemen echt de tijd voor je door regelmatig langs te komen én ze zijn nuchter, serieus, kundig en netjes. Ik bewonder hoe ze hun werk doen. Zelfs tijdens de periode dat we live gingen, waren ze bereid om ’s avonds of in het weekend door te werken om het af te krijgen. Bij Agiliq ben je geen nummer, het contact is heel direct en vlot. IT mag dan wel een kostbare investering zijn, dus dan kun je het maar beter in één keer goed doen. Daar zit Agiliq absoluut op het juiste spoor. Klein, maar totaal niet te commercieel. Wij zijn blij met deze samenwerking!”

Benieuwd naar InstockMarket en hoe ze te werk gaan? Bekijk eens hun website!